1.Подготовка
к переговорам.
1.1.
Выявление собственной потребности и определение круга потенциальных
контрагентов.
Вопрос
о месте проведения переговоров может решаться исходя из сути предстоящих
переговоров. На настоящем семинаре мы будем рассматривать вариант проведения
переговоров на своей территории,
«своей земле», как иногда говорят. Тем не
менее, стоит отметить, что проведение
переговоров на «чужой территории» имеют также свои неоспоримые преимущества.
Очень
хорошо, когда у нас определился только один партнер для переговоров. Иногда
бывает так, что возникает необходимость провести переговоры с несколькими
партнерами. В этом случае от вас
потребуется только большая собранность, смета, временные затраты. Если вы будем
хорошо готовы, то все переговоры пройдут на высоком уровне и принесут свои
плоды.
1.2.
Направление приглашения для участия в переговорах с указанием цели, времени и
адреса принимающей стороны.
Можно
ли не направлять письменного (по электронной почте) приглашения? – Безусловно,
можно. Но, направив хорошо написанное приглашение с приложенной программой
визита, вы подчеркнете свой высокий статус, как стороны на предстоящих
переговорах и радушных хозяев, окажите уважение своему партнеру и, банально, соблюдете
форму делового общения, которую так любят в некоторых компаниях.
1.3.
Определение состава собственной делегации и распределение ролей.
Желательно, чтобы ваша делегация
численно не превосходила партнеров. В противном случае, это может вызвать у
оппонентов дискомфорт, ощущение незащищенности, попытки подавления воли
численным превосходством, что может вызвать эффект «загнанного в угол»,
внутреннее ожесточение и готовность сражаться до победного конца. Нужно ли это
вам?
Роли
должны быть заранее распределены. Каждый участник собственной команды должен
контролировать рассмотрение своего вопроса, в котором он является экспертом.
Если этого не будет, то можно упустить принципиально важные вещи, или
согласиться и принять какого-нибудь «троянского коня», с которым потом беды не
оберешься.
Следует
отметить, что в состав делегации должен быть включен профессиональный
переговорщик (свой или нанятый), обладающий специальными знаниями, необходимыми
для эффективной коммуникации.
1.4.
Выявление собственных интересов и точек «Stop».
Пожалуй, один из самых важных моментов в
подготовке к переговорам – это определение собственных интересов и точек «Stop». Что мы хотим добиться? Какой результат получить?
За какую цену? В какие сроки? С каким качеством? Чем можем поступиться и во что
это нам обойдется? Если заранее не иметь этих ориентиров, то высокая
вероятность не только «провалить» предстоящие переговоры, но и получить
серьезные проблемы в дальнейшем.
Особенно
хочу подчеркнуть: до начала переговоров обязательно должны быть определены так называемые
точки «Stop». Это крайние границы договорных условий (по цене,
качеству, срокам и т.п.), переход которых неотвратимо чреват негативными
последствиями. История знает немало таких примеров.
1.5.
Определение места проведения переговоров, его оформление, обеспечение
канцилярскими принадлежностями, раздаточным материалом, планирование культурной
программы, организация питания (кофе-пауз), проживания принимаемой делегации,
подготовка транспорта, утверждение сметы, назначение ответственных лиц за
решение этих вопросов.
В
самом названии перечислено, что нужно будет сделать. Принципиальный момент -
назначение ответственного лица за решение подобных организационных вопросов.
Если это не сделать, то какая–нибудь упущенная мелочь может очень испортить все
дело: «подмочить репутацию» так сказать…
1.6.
Встреча делегации, неформальное общение за обедом (ужином).
Казалось бы – простое дело поужинать (пообедать) с гостями, поддержать непринужденную беседу.
Что тут сложного? А для подготовленного переговорщика (помните, мы
рекомендовали иметь такого в своей команде) – это прекраснейшая возможность
выяснить психотипы завтрашних оппонентов, выявить ведущие речевые модальности,
зафиксировать неконтролируемые сигналы собеседников, попытаться установить сложившуюся
иерархию, роль каждого из членов
делегации, подходы в принятии решений, увидеть: является ли принимаемая
делегация единой монолитной командой, или это собрание ярких и плохо
организованных для совместных действий оригиналов. Если получится, то выведать
и конфиденциальную информацию…
1.7.
Обобщение информации об оппонентах: состав делегации, распределении ролей, психотипы
участников переговоров.
Информацию,
полученную о членах принимаемой делегации в ходе неформального общения, следует
обобщить, классифицировать, сделать прогноз поведения оппонентов на предстоящих
переговорах. Ознакомить членов своей делегации. Дать соответствуюшие
рекомендации.
Если
есть такая возможность, то очень хорошо было бы предварительно узнать: состав и
структуру собственников, финансовое положение оппонентов, репутацию в деловом
мире, отзывы о компании поставщиков, потребителей, работников, представителей
надзорных и контролирующих органов, занимаемую долю рынка, перспективу развития,
сложившиеся отношения внутри компании, отлаженность бизнес – процессов и т.п.
Очень полезно лично (желательно инкогнито) побывать в компании и составить собственное
мнение.
Полученная
из всех доступных источников информация позволит более-менее объективно оценить
«силу» оппонентов: финансовые и производственные возможности, точки «Stop», степень их заинтересованности в успешном завершении
переговоров.
1.8.
Выбор стратегии, тактики и стиля, моделирование хода переговоров.
Изучив информацию об оппонентах, следует
наметить собственную переговорную стратегию и тактику, выработать стиль ведения
переговоров.
В
деловых переговорах различают четыре основных стиля:
- мягкий;
- жесткий;
- торговый (позиционный торг);
- сотруднический (принципиальные
переговоры).
Переговорщики
должны владеть основными тактическими приемами и коммуникационными техниками ведения
переговоров:
- активным слушанием;
- подстройкой (отзеркаливанием);
- использованием рефренов и речевых
модальностей оппонентов;
- позитивным подкреплением;
- распознаванием и нейтролизацией манипулятивных
приемов и уловок.
Ход
предстоящих переговоров моделируется в процессе деловой игры: отрабатываются
приемы и техники на каждое возможное изменение переговорной тактики и стратегии,
готовятся ответы на предполагаемые неудобные вопросы оппонентов,
разрабатываются выходы из сложных ситуаций, могущих возникнуть на переговорах.
1.9.
Протоколирование хода и итогов переговоров (назначение ответственного лица).
По общему правилу принимающая сторона представляет секретаря, который ведет протокол
переговоров. В протокол заносятся только итоговые договоренности по каждому из
обсуждаемых вопросов. Если есть разногласия, то они также фиксируются в
протоколе. К концу каждого дня (этапа) переговоров протокол в 2-х экземплярах
подписывается сторонами и может служить сторонам отправной точкой для
следующего дня (этапа).
1.10.
Разработка проекта договора (протокола о намерениях), его корректировка по
итогам переговоров (назначение ответственного лица).
Параллельно с
протоколом переговоров (и на его основе) секретарь готовит итоговый документ
встречи: договор или протокол о намерениях. Правильной будет ситуация, когда
итоговый документ находится в актуальном состоянии на конец каждого дня (этапа)
переговоров.
1.11.
Планирование процедуры завершения переговоров.
Стоит помнить, что переговоры не
завершаются с подписанием итогового документа. Стоит позаботиться, чтобы гости благополучно
отбыли на родину. Если у них есть личные просьбы и пожелания, то исполнение их
должно быть обязанностью принимающей стороны (вне зависимости от итогов
встречи). Опять же, для решения этих вопросов должен быть назначен
ответственный работник.
Комментариев нет :
Отправить комментарий